Bâtir un système moderne pour une ville moderne : vive le travail en équipe

Pour remplacer un système aussi complexe que celui qui gère l’ensemble des services se rapportant aux bâtiments et aux terrains municipaux, il faut faire appel à une équipe diverse d’experts de la question, qui se consacrent ensemble à cette tâche. Matt Brozincevic et Emma Passmore sont deux employés chevronnés de la Ville qui participent à ce projet et qui apportent leur aide pour mettre sur pied le tout nouveau Système de gestion des terres (SGT) d’Ottawa.

Le SGT s’inscrit dans le cadre du projet de modernisation de la Ville qui s’étend sur cinq ans et dont l’objectif consiste à permettre aux résidents d’avoir numériquement accès aux Services du Code du bâtiment, au secteur de l’urbanisme et de l’aménagement, aux Services des emprises, du patrimoine et du design urbain, ainsi qu’au Comité de dérogation. Le SGT remplace l’ancienne solution logicielle Partenariat d'applications SIG municipales (PAM); fruit d’une technologie vieille de 20 ans, cette solution oblige encore aujourd’hui les résidents qui lancent des projets de construction à soumettre leurs demandes en se présentant à un comptoir de service de la Ville ou par courriel.

Carrefour de la technologie, des besoins opérationnels et des fonctions logicielles

Le SGT est un système très technique. C’est ici qu’interviennent Matt et ses compétences. Il nous apporte sa vaste connaissance des processus et des règlements d’application liés aux projets de construction, quelle que soit leur envergure.

« Le nombre de processus différents liés au "foncier" est difficile à imaginer, explique Matt. Il peut s’agir d’aménager des terrains et toutes leurs infrastructures, de bâtir les édifices sur ces terrains, de les zoner, de faire appliquer le Code du bâtiment, de s’occuper de la préservation et de la démolition et d’installer les panneaux indicateurs. La liste peut s’allonger à l’infini. »

Le plus grand défi que Matt a dû relever? La complexité des Services du Code du bâtiment.

« Il ne s’agit pas simplement de relever un compteur et d’établir une facture. Il y a 17 circuits de travail différents à traiter, explique-t-il. Nous recevons chaque année environ 10 000 demandes de permis de construire, et la tâche de notre équipe consiste à réfléchir à la configuration du SGT pour tenir compte de tous ces circuits de travail — et mieux les traiter qu’avant. »

En plus des perfectionnements de la technologie du bâtiment que doit intégrer le SGT, il y a aussi les impératifs opérationnels. C’est le morceau du casse-tête qui revient à Emma.

Analyste des activités, Emma se consacre à analyser les écarts entre le produit et les besoins opérationnels. Elle participe à ce projet depuis son lancement, à l’époque où la Ville définissait les besoins en prévision du remplacement du PAM.

« Commencer à édifier un système à partir de rien est une occasion qu’on n’a pas souvent dans une carrière, s’exclame Emma. C’est passionnant de se pencher sur les besoins de nos employés et des résidents, sur ce que le système peut faire et sur les moyens d’offrir à tous et à toutes les meilleurs services qui soient. »

Collaborer pour repenser et déployer une solution du XXI^e siècle

Le Portail client du SGT sera mis en ligne par phases. La première version a été lancée au début du mois. Lorsque le SGT aura été mis en œuvre à grande échelle, les clients pourront déposer leurs demandes, en vérifier le statut, payer en toute sécurité les frais de service, demander des inspections et télécharger les documents à partir du même portail.

« Aujourd’hui, pour suivre une demande, le client doit nous appeler, nous laisser un message si les lignes sont occupées et attendre qu’on le rappelle, poursuit Emma. Le SGT en ligne est rapide et facile à utiliser, ce qui permet de compter sur une approche instantanée en libre-service. Il suffit de quelques clics et le tour est joué! Le système est accessible n’importe quand et n’importe où. »

Pour Matt et Emma, travailler au projet du SGT a été une occasion très stimulante de travailler en collaboration.

« Tout ce qu’on apprend grâce à ce projet m’inspire. Il nous a permis de dépouiller toute l’opération pour en cerner les éléments de base et repenser les moyens d’améliorer les services que nous offrons aux résidents », confie Matt.

« C’est un travail très collaboratif, et toute l’équipe se consacre attentivement à ses objectifs, en travaillant de concert, précise Emma. C’est ce que nous faisons depuis trois ans, et nous constatons que notre travail sera indispensable pendant longtemps. »

Pour en savoir plus sur le Système de gestion des terres, veuillez consulter la plateforme Participons Ottawa